Microsoft Access によるメーラーライクな名簿管理ソフトウェア

配布形式：MS-Access MDE形式 動作環境：WindowsXP以降　Access2000sp3以降 このドキュメントの最終更新日：2011/11/10 Copyright (c) 2011　OK OFFICE　All Rights Reserved

INDEX

■このソフトウェアについて □このプログラムについて □動作環境 □注意事項 □免責事項 □はじめに ■主な操作方法 □名簿データ(メインフォーム) □名簿データ詳細フォーム(詳細フォーム） □名簿データ印刷フォーム ■その他操作方法 □地図表示機能 □CSV入力機能 □CSV出力機能 □File出力機能 ■バックアップについて □必ずバックアップを行いましょう

このソフトウェアについて

【このプログラムについて】 名称 : ＯＫ名簿管理 for Access Version1.00 作者 : 岡田　太郎 ( OK OFFICE ) URL : http://www.ok-office.jp/ △ INDEX へ 【動作環境】 OS : WindowsXP以降 マイクロソフト社の　MS-Access2000sp3以降　が必要です。 ※基本的にランタイムでの動作確認は行っておりません。 Access2010以前ではフォーム上のボタンに画像が表示されません。これはAccessの仕様によるものです。 動作確認は WindowsXPsp3 + Access2000sp3、及び Windows7HomePremium(32bit) + Access2010sp1 にて行っております。 △ INDEX へ 【注意事項】 このプログラムの無断転載、再配布、逆コンパイルなどの解析行為を全て禁じます。 また、このプログラムの著作権は作者が所有していますので、作者に無断での販売や 改造は絶対に行わないで下さい。 △ INDEX へ 【免責事項】 作者はこのソフトウェア使用に関し一切の保証を致しません。 また本ソフトウェアの使用に関し直接または間接的に生じるいかなる損害についても責任を負いません。 作者はバグ修正、またはバージョンアップについての責任を負いません。 予めご了承ください。 △ INDEX へ 【はじめに】 ＯＫ名簿管理　はマイクロソフト社のMS-Accessにて開発されたフリーウェアです。 ＯＫ名簿管理では、簡単な住所録としてご利用頂けるほか、会員名簿管理、顧客名簿管理、 など幅広い用途でお使い頂けるように設計されております。 操作に関する難しい知識はほとんど必要なく、一般的なメーラー（OutlookExpressなど） と同じような感覚で御利用頂けるはずです。メーラーで言うところの「添付ファイル」 と同じ要領で、各個人データに画像ファイルを張り付けたり、ファイルを添付したり する事も可能です。 また、各個人データ毎に「日付別のテキストデータ」を記録できます。これによって 会員毎の打ち合わせ記録や顧客毎の取引履歴を記録させておく事ができます。 その他、登録された名簿データを元に「宛名ラベル用紙」や「官製はがき」などへ 宛名の印刷が行えたり、登録された住所を元に MapFan(http://www.mapfan.com/) へリンクし、地図を表示する機能もあります。 ＯＫ名簿管理 が皆様のお役に立てるよう願っております。 ＯＫ名簿管理 を動作させるには MS-Access2000以降 が必要です。動作確認は MS-Access2000sp3 / MS-Access2010sp1 で行っております。ランタイムでも 動作するかもしれませんが、基本的に動作確認は致しておりません。 また、Access及びMDBの性質として「データが破損する可能性がある」という事を 良く認知して頂き、常日頃より ＯＫ名簿管理 のバックアップを行うよう 心掛けて下さい。 作者の個人事務所　OKOFFICE では、いつでも ＯＫ名簿管理 のカスタマイズ承ります。 詳しくは OK OFFICE にお問い合わせ下さい。 作者　：　OK OFFICE 代表　岡田太郎 △ INDEX へ 　主な操作方法 【名簿データ(メインフォーム)】 本システムのメインフォームです。名簿データの新規追加や削除、検索や抽出などが行えます。 画面中央のリスト内には常に登録済の名簿データが表示されています。 名簿データのヘッダ部（名称1、名称2など項目の名称が表示されている部分）をクリックすると、 その順序でデータを並び替える事ができます。 フォームが狭くて見難い場合などは、フォームを最大化して一覧性を向上させることができます。 各ボタン等の機能については以下の通りです。 ■フォーム上部に配置されたボタン 新規ボタン 名簿データを新規登録するための名簿データ詳細フォームを開きます。 削除ボタン 選択中の名簿データを削除します。複数の名簿データが選択されている場合は、それらを一括削除します。 MapFanボタン 選択中の名簿データの「住所1」項目に入力されたデータを元に MapFan サイトを開きます。 表示更新ボタン 表示中のデータを再表示（更新）すると共に、各項目の幅を自動調整します。 印刷ボタン 名簿データ印刷フォームを開きます。 ■フォーム下部に配置されたボタン CSV入力ボタン CSVファイルから名簿データに一括追加登録するためのフォームを開きます。 CSV出力ボタン 名簿データをCSVデータをして書き出します。データのバックアップとしてお使い下さい。 File出力ボタン CSVデータでは書き出しきれない「メモ」項目や「日付別データ」「各種添付ファイル」を 書き出します。データのバックアップとしてお使い下さい。 ■その他のボタン 閉じるボタン このフォームを閉じます。 Helpボタン 同梱のヘルプ(HTML※このファイル)を開きます。最新版は常に http://www.ok-office.jp/ にアップされているものとして下さい。 ■便利な使い方とヒント 登録済のデータを閲覧/訂正したい場合には、リストボックス内の任意のデータを ダブルクリック（[Enter]でも可）して名簿データ詳細フォームへ移行します。 ※特にボタンなどは用意されていません。 検索項目欄と検索文字列欄を組み合わせて、リストボックス内のデータを抽出できます。 名称（または名称の一部）、電話番号、住所（または住所の一部）などで目的のデータを 探したい場合などにご使用下さい。 リストボックス内にフォーカスがある状態で [CTRL]+[A]を押すと、リスト内で全データを選択状態に出来ます。 △ INDEX へ 　その他操作方法 地図表示機能 名簿データ(メインフォーム)、及び 名簿データ詳細フォーム(詳細フォーム）にある「MapFan」ボタンを押すと 登録された名簿データの「住所1」項目に登録された住所を元に MapFan サイトを開きます。誠に他力本願ながら MapFan サイトの機能に依存しますので、MapFanに登録されていない住所などは表示されません。 CSV入力機能 CSVファイルから名簿データに一括追加登録する事ができます。既にエクセルなどで名簿データが存在する場合は それらをCSVファイルにエクスポートし、本システムに取り込むと良いでしょう。新たに登録を行う手間が大幅に 軽減されるはずです。 CSV出力機能 名簿データをCSVデータをして書き出します。データのバックアップとしてお使い下さい。 File出力機能 CSVデータでは書き出しきれない「メモ」項目や「日付別データ」「各種添付ファイル」を 書き出します。データのバックアップとしてお使い下さい。書き出されるファイル名は「添付した時のファイル名」 とは異なります。ご了承ください。 △ INDEX へ 　必ずバックアップを行いましょう MDBの破損とバックアップについて ご存知の方も多いと思いますが、MS-AccessのMDBファイルはよく破損（壊れる）します。 どれだけ正しい使い方をしていても、何らかのタイミングで壊れてしまうことがある・・それが MDBファイルというものです。これを完全に回避する事は難しいのですが、ご使用になられる方が 定期的にMDBのバックアップを行う事によって、事故が起こった場合でもデータ復帰させる事が できます。※当然バックアップを行った時点までしか戻りません。 本来であれば、MDBファイルを使用せず、SQLServer等のデータベースにアップサイジングして 開発すべきなのですが、本ソフトの「フリーウェア」という性質から、MDBファイルの「導入の しやすさ」を優先せざるを得ませんでした。しかしそれは「MDBファイルの脆弱性を認知している 方々しか使えない」という事にも繋がってしまうのです。 特に本システムのような「名簿データ」から「画像データ」「添付ファイル」に渡って全てMDBファイルに 格納する仕様の場合、MDBの破損は最も回避しなければならない事故です。ご使用になられる方は この事を十分理解し、本システムのMDBファイルを定期的にバックアップして下さい。バックアッ プは使用者の責任とし、作者はその破損等による事故の一切を保証致しません。予めご了承下さい。 バックアップは一つではなく、「今回のバックアップ」「前回のバックアップ」「前々回のバックアップ」 と幾つかに分けて管理すべきです。念には念を入れ「データベースは壊れる事がある」という認識のもとに 慎重にバックアップを行ってください。 △ INDEX へ Thank you for visiting!! 　Copyright (c) 2011 OK OFFICE All Rights Reserved